Nextcloud – Deck App

Ein Glossar zur Deck App

Woraus besteht Deck, und was können die einzelnen Elemente

• Was bedeutet Kanban bzw. Kanban Stil?

  Deck basiert auf dem Kanban-System, das Taiichi Ohno Ende der 1940er-Jahre bei Toyota in Japan als Methode zur Prozesssteuerung entwickelt hat. Übersetzt bedeutet Kanban so viel wie Signalkarte. Heute werden die Methode und davon abgeleitete Ansätze in vielen Branchen weltweit eingesetzt, auch im agilen Projektmanagement.

  Vielleicht arbeitest du mit Scrum oder hast schon von Tools wie Trello oder Jira gehört? Sie alle dienen dazu, den Fluss des Arbeitsprozesses zu visualisieren: zu sehen, wo Aufgaben flüssig erledigt werden und wo sich etwas staut.

  Ausgehend vom Ziel – der Definition dessen, was bewirkt werden soll – bleibt der Weg dorthin flexibel und kann Schritt für Schritt angepasst werden. Das ist gerade in unserer heutigen Zeit oft unbedingt notwendig.

• Wofür kannst ich die Deck App verwenden?

  • Beruflich und/oder privat
  • Projektmanagement / agile Planung (inkl. Gantt-Darstellung)
  • Ideensammlung
  • To-do-Listen
  • Recherche, Redaktionsplanung, Rezeptsammlung …

  Deiner Anwendungskreativität sind keine Grenzen gesetzt. Auch zum Beispiel die Entwicklung einer eines Buches kann über Deck erfolgen.

Wie ist Deck aufgebaut?

• Board

  Du erstellst für unterschiedliche Projekte, Teams oder Themen ein eigenes Board, z. B. ein Board für das Team DSGVO. Dann lädst du Teilnehmer*innen ein und weist ihnen Rechte zu, je nachdem, wer wie damit arbeiten wird. Ein Board kann auch direkt mit Gruppen oder Teams geteilt werden. Wenn du Deck öffnest, startest du in der Board-Übersicht. Du kannst aber auch ein Board festlegen, das sich standardmäßig öffnet.

• Liste

  Innerhalb eines Boards erstellst du über „Liste hinzufügen“ rechts oben vertikale Listen. Das kann die klassische Struktur für Projektmanagement sein (Backlog, Week, Doing, Done) oder z. B. eine Abfolge wie „gefunden – in Prüfung – geprüft“ für Recherchen. Welche Listen du anlegst, hängt ganz von deiner Verwendungsart ab. Eine Liste kannst du ausdrücklich als Liste für erledigte Karten festlegen.

• Karte

  Karten sind immer einer Liste zugeordnet. In der Aufgabenplanung hat eine Karte z. B. den Titel „Deck Tool-Tipp erstellen“, in einer Themensammlung vielleicht „Liste Frühlingsblüher“ oder „Rezepte von Oma“. Karten, die du nicht mehr brauchst, archivierst du und holst sie bei Bedarf wieder zurück.

Was „Karten“ alles können

• Verantwortung/ Rolle zuweisen

  Weise eine Karte einem oder mehreren Menschen zu – oder gleich einer ganzen Gruppe bzw. einem Team. Wer trägt hier Verantwortung? Zusätzlich siehst du, wer die Karte erstellt hat.

• Start- und Fälligkeitsdatum.

  Gibt es einen Zeitrahmen? Trage Start- und Fälligkeitsdatum ein. Karten mit Fälligkeitsdatum erscheinen auch als Termine in einem eigenen Kalender, den du in Nextcloud Kalender oder jeder anderen Kalender-App abonnieren kannst.

• Abhängigkeiten

  Manche Aufgaben bauen aufeinander auf. Verknüpfe Karten miteinander und lege fest, welche Karte von welcher abhängt – quasi als Unteraufgaben.

• Prioritäten setzen mit Tags

  Wie dringend ist eine Aufgabe, wie wichtig eine Information? Mit farbigen Tags vergibst du zusätzliche Werte. Oder du nutzt das Farbschema ganz individuell. Auch eigene Kartenhintergründe sind möglich.

• Beschreibung mit Markdown

  Gestalte den Inhalt deiner Karte mit Formatierungen: Checklisten für die granulare Aufgabenplanung, Tabellen, Überschriften. Auch Links legst du hier ab – so findest du spannende Funde aus dem Web später direkt bei der passenden Karte wieder.

• Dateien anhängen

  Lade Dateien von deinem Computer hoch oder teile sie direkt aus deinen Nextcloud-Dateien.

   

• Austausch mit Kolleg*innen

  Debattiere Aufgaben, Themen und Planung in der Kommentarfunktion und markiere dabei Personen, die Zugriff auf das Board haben.

• Transparenz und Überblick

  Im Aktivitätenverlauf siehst du, was sich an einer Karte geändert hat.

  Hinweis: So ist auch gleich alles Wesentliche dokumentiert, und Teams ersparen sich eine extra Doku.

• Von To do bis Erledigt per Drag & Drop

  Du verschiebst Karten per Drag & Drop von Liste zu Liste. So wandert eine Aufgabe in der Projektplanung aus dem Backlog ins Weekly, zu Doing und schließlich, wenn alle Punkte der Definition of Done erfüllt sind, in die Liste Done. Zu sehen, wie diese Liste wächst, macht richtig Freude.

   

• Neu: Die Gantt-Ansicht

  Seit Start- und Enddatum sowie Abhängigkeiten für Karten möglich sind, kannst du deine Aufgaben auch als Gantt-Diagramm darstellen – als Zeitachse mit Abhängigkeiten und Fristen. Umschalten kannst du über die drei Punkte rechts oben: „Kanban-Ansicht“ oder „Gantt-Ansicht“.

  Die Balken sind farblich danach markiert, in welcher Liste sich eine Karte gerade befindet. Du wechselst zwischen Monats-, Wochen-, Tages- und sogar Stundenansicht und siehst so genau, was wann passiert.

• Special: Smart Picker

  In Deck kann per Smart Picker auf ein Board/eine Karte oder einen Kommentar im Deck verwiesen werden.